La segnalazione di situazioni sgradite è importante per individuare tempestivamente i rischi

Perché devo inviare una segnalazione?

Il sistema di whistleblowing è destinato a rilevare tempestivamente e a evitare situazioni sgradite che potrebbero comportare rischi notevoli per Schaeffler e i suoi dipendenti.

Inviandoci una segnalazione ci aiuterete a rilevare e impedire situazioni sgradite.

Quali casi potete segnalare?

Accetteremo ed elaboreremo segnalazioni in merito a violazioni della compliance che potrebbero causare danni notevoli a Schaeffler e ai suoi dipendenti.

Le possibili tematiche oggetto di segnalazione sono:

• Corruzione / abuso d’ufficio / accettazione di tangenti
• Frode / abuso di fiducia / furto aggravato / malversazione / falsificazione di documenti
• Infrazione delle normative fiscali o doganali
• Violazioni delle leggi antitrust o in materia di concorrenza
• Violazione di segreti aziendali
• Conflitto di interessi
• Violazione della riservatezza dei dati
• Riciclaggio di denaro / finanziamenti al terrorismo
• Danni ambientali
• Diritti umani
• Violazioni di sanzioni ed embarghi
• Violazioni del codice di condotta del Gruppo Schaeffler o del codice di condotta dei fornitori del Gruppo Schaeffler / altri avvisi rilevanti per la compliance
• Violazione di impegni vincolanti relativi al prodotto (compliance tecnica)

Prima di inviare una segnalazione ci aspettiamo che la controlliate attentamente secondo scienza e coscienza per assicurarvi che le informazioni relative ad accuse di comportamenti illegali siano ben fondate e che sia necessaria una segnalazione.

Il sistema di Incident Reporting non può essere usato in modo improprio per accuse e denunce chiaramente infondate (ai sensi delle disposizioni di diritto penale riguardanti calunnia o diffamazione).

Come funziona una segnalazione? Come faccio a creare una casella di posta?

Per inviare una segnalazione in forma anonima o nominativa, iniziate cliccando sul pulsante "Inviare la segnalazione" in alto a sinistra della nostra pagina informativa.

Il processo di segnalazione si compone di quattro fasi:

1. Per prima cosa, vi verrà chiesto di leggere alcune informazioni sulla protezione del vostro anonimato e di rispondere a una domanda segreta.
2. Alla pagina successiva vi verrà chiesta la tematica della vostra segnalazione.
3. Nella pagina di segnalazione potete descrivere in dettaglio la segnalazione con parole vostre e rispondere alle domande sul fatto selezionando semplicemente le risposte. Nel campo di testo libero potete inserire una descrizione di 5000 caratteri, che corrisponde a un'intera pagina DIN A4. Potete inoltre inviare un file di dimensioni inferiori (massimo 5 MB) a sostegno della segnalazione. Ricordate che i documenti possono contenere informazioni sull'autore. Dopo aver inviato la segnalazione, riceverete un numero di riferimento come prova dell’invio.
4. Vi verrà chiesto infine di creare la vostra casella di posta protetta, che verrà usata per inviarvi feedback, rispondere alle vostre domande e tenervi aggiornati sullo stato della segnalazione.

Se avete già una casella di posta protetta, potete accedervi direttamente tramite il pulsante "Login". Anche in questo caso dovrete rispondere per prima cosa a una domanda segreta.

A meno che non inseriate dati che possano rivelare la vostra identità, il vostro anonimato sarà protetto dal BKMS^® System dal punto di vista tecnico.

Vi assicuriamo che siamo interessati solo al caso che ci avete segnalato. È necessario portare alla luce situazioni sgradite per prevenire danni consistenti.

Come faccio a ricevere un feedback e mantenere comunque l'anonimato?

Il processo BKMS^® ripone la massima importanza nella tutela del whistleblower. La protezione dell'anonimato è certificata e potete verificarla in qualsiasi momento.

Quando create la vostra casella di posta protetta, siete voi a scegliere lo pseudonimo/il nome utente e la password. La vostra segnalazione è mantenuta anonima tramite crittografia e altre speciali routine di sicurezza. Non vi verranno mai chieste informazioni personali durante il processo di segnalazione. Non inviate dati che possano essere ricondotti alla vostra persona. Se avete dubbi sull'utilizzo del PC sul luogo di lavoro, potete anche inviarci una segnalazione da un PC privato. A prescindere da ciò, vi assicuriamo che se utilizzate o telefono o un PC di lavoro messo a disposizione dal vostro datore di lavoro non cercheremo di risalire all'origine della segnalazione.

Un nostro dipendente vi fornirà un feedback sull'elaborazione della vostra segnalazione o vi porrà domande qualora permangano dettagli poco chiari attraverso la casella di posta protetta. Manterrete l'anonimato anche durante il dialogo.

Further information on the Schaeffler whistleblowing system and complaint mechanism

Guildeline Whistleblowing System

Right to choose between internal and external reporting office

Le legge per la tutela dei whistleblower (Hinweisgeberschutzgesetz, “HinSchG”) riconosce il diritto di scegliere tra un ufficio di segnalazione esterno o interno. Un ufficio di segnalazione interno ha il vantaggio di elaborare in modo più rapido e sistematico le segnalazioni interne. Non c’è motivo di temere ritorsioni.

All’interno di Schaeffler AG è stato creato un ufficio, Compliance Forensics & Investigations (“F&I”), che riceve segnalazioni di violazioni, mantiene i contatti con i whistleblower, conduce indagini sulle accuse, redige e comunica gli opportuni provvedimenti da adottare. Tutte le segnalazioni sono soggette alla massima riservatezza, soprattutto in merito all’identità del whistleblower. Le misure investigative che potrebbero comportare la divulgazione dell’identità del whistleblower saranno concordate preventivamente con il whistleblower stesso. Eventuali ritorsioni nei confronti del whistleblower costituiscono una violazione sulla quale F&I svolgerà le opportune indagini. Ciò potrebbe comportare sanzioni nei confronti dei dipendenti coinvolti.

Per ulteriori informazioni sulle modalità di segnalazione esterna in Germania, ci si può rivolgere all’Ufficio federale di giustizia (Bundesamt für Justiz), all’Autorità federale di vigilanza finanziaria (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), all’Ufficio federale dei cartelli (Bundeskartellamt) e ai singoli Stati federati.

Come la Repubblica Federale di Germania, anche la maggior parte degli altri Paesi europei ha recepito la direttiva sui whistleblower. Per ulteriori informazioni, consultare i siti web (ufficiali) dei Paesi in questione. A livello della UE, le segnalazioni possono essere presentate a diversi enti, tra cui l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (“OLAF”).