Obvestila o varovanju podatkov
Zaupnost in varnost podatkov sta nam zelo pomembni ter sta v skladu z veljavnimi nacionalnimi in evropskimi določbami o varovanju podatkov. Najpomembnejši vidiki našega pravilnika za shranjevanje podatkov so na kratko pojasnjeni spodaj.
Na tej strani so navedene informacije, kako obdelujemo sporočila, ki ste jih poslali sistemu za žvižgače, in kako zagotavljamo, da se obravnavajo zaupno.
Namen obdelave podatkov, pravna podlaga in zaupna obravnava sporočila
Namen obdelave podatkov je obravnava in nadaljnja preiskava sporočil, prejetih v okviru programa za žvižgače, ter sprejeti vse potrebne ukrepe.
Prejeta sporočila se preusmerijo na posebej usposobljene zaposlene v oddelku za revizijo podjetja in/ali oddelku za upravljanje skladnosti podjetij podjetja Beiersdorf AG in se vedno obravnavajo zaupno. Ti zaposleni preučijo primer, ga nadalje preiskujejo in ga lahko v primeru utemeljenega suma pošljejo ustreznemu organu kazenskega pregona ali notranjemu oddelku (npr. izvršnemu odboru v materialnih zadevah ali na kadrovski oddelek, da uvedejo sankcije proti osebi ali obtoženim osebam). Sporočila v zvezi z varovanjem podatkov, davki, carinami, trgovanjem z vrednostnimi papirji/trgovanjem na podlagi notranjih informacij ter vrstami nepravilnosti diskriminacije/nadlegovanja bodo posredovana ustreznemu notranjemu oddelku v preučevanje in preiskavo.
Pri preiskavi sporočila bo morda treba sporočila posredovati drugim zaposlenim podjetja Beiersdorf AG ali zaposlenim drugih podjetij v skupini Beiersdorf AG (na primer, kadar se sporočila nanašajo na dogodke v podružnicah podjetja Beiersdorf AG). Podjetja v skupini se lahko nahajajo v državah zunaj Evropske unije ali Evropske gospodarske skupnosti, ki imajo drugačna pravila o varovanju osebnih podatkov. V tem primeru zagotovimo, da se podatki prenesejo v skladu z veljavnimi predpisi o varovanju podatkov. Odvisno od namembnosti podatkov v zadevnem primeru se strinjamo s standardnimi klavzulami o varovanju podatkov, uporabo zavezujočih notranjih pravil o varovanju podatkov ali prenosom podatkov samo podjetjem, ki imajo certifikat so EU-ZDA ali ki se nahajajo v državah, za katere je Evropska komisija izdala odločbo o ustreznosti. Poleg tega pri obdelavi sporočil vedno upoštevamo veljavne zakone o varovanju podatkov. Osebne podatke v sporočilih smemo obdelovati, ker imamo upravičen interes za preiskavo, sankcije in preprečevanje kršitev v podjetju (med drugim odstavek 1f 6. člena GDPR) in ker je obdelava potrebna za skladnost z našimi zakonskimi obveznostmi (med drugim odstavek 1c 6. člena GDPR) ali za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Ni vam se treba ničesar bati, če sistem za žvižgače uporabljate v dobri veri. V primeru zlorabe, na primer, če je žvižgač namerno poslal napačno sporočilo z namenom diskreditacije nekoga, si pridržujemo pravico do ukrepanja zoper njega/njo.
Obvestilo obtožene osebe
Načeloma smo zakonsko zavezani, da obvestimo osebo ali obtožene osebe, da smo prejeli sporočilo o njih, razen če to ogroža nadaljnje preiskave sporočila. Vaša identiteta kot žvižgača ne bo razkrita, če je to pravno mogoče.
Uporaba sistema za žvižgače
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za žvižgače poteka s šifrirano povezavo (SSL). IP naslov vašega računalnika se med uporabo sistema ne shrani. Piškotek je shranjen v vašem računalniku, da ohranja povezavo med računalnikom in sistemom BKMS® System. Piškotek vsebuje samo ID seje in velja samo do konca seje, kar pomeni, da postane neveljaven, ko se odjavite ali zaprete brskalnik.
Upoštevajte pa, da lahko dostop do sistema za žvižgače pusti sledove v vašem računalniku. Če za dostop do sistema uporabljate računalnik podjetja, izbrišite začasne podatke (predpomnilnik) in zgodovino brskalnika. Če vaš brskalnik ponuja »zasebni način«, ga uporabite prednostno, ker vam prihrani ročno brisanje.
Prav tako lahko ustvarite zaščiten poštni predal z vzdevkom/uporabniškim imenom in geslom po vaši izbiri. To vam omogoča anonimno in varno pošiljanje sporočil upravitelju primera podjetja Beiersdorf AG. Ta sistem shrani podatke samo v sistemu za žvižgače in jih posebej varuje v postopku; ni primerljivo s standardno e-poštno komunikacijo.
Pošiljanje prilog
Pri pošiljanju sporočil ali pošiljanju dodatnih informacij upravitelju primera podjetja Beiersdorf AG lahko pošljete tudi priloge. Če želite sporočilo poslati anonimno, upoštevajte naslednje varnostni napotek: datoteke utegnejo vsebovati osebne informacije, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Prosimo, da odstranite takšne informacije, preden pošljete katero koli datoteko. Če informacije ne morete odstraniti ali če niste prepričani, kako to storiti, prosimo, kopirajte besedilo ali upravitelju primera pošljite anonimno tiskano različico dokumenta z dodano referenčno številko, ki jo dobite na koncu procesa sporočanja (glejte opombo).
Vaše pravice v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov
V skladu z nemškim in vsemi veljavnimi evropskimi zakoni o varovanju podatkov imate pravico do informacij in, kjer so sprejeti relevantni predpogoji za dostop, popravek ali izbris vaših osebnih podatkov in omejitev njihove obdelave ter pravico do prenosljivosti podatkov, kjer je primerno. Soglasje za shranjevanje vaših podatkov lahko kadar koli prekličete iz razlogov, povezanih z vašo specifično situacijo. V tem primeru bomo takoj preučili, v kakšnem obsegu je sporočilo še treba preiskati. Vaši podatki ne bodo več obdelani, razen če je to obvezno in za to obstajajo upravičeni razlogi.
Poleg tega imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.
Trajanje hrambe
Sporočila hranimo, dokler so potrebna za kazenski pregon, dokler imamo upravičen interes za njihovo hrambo ali dokler ne ugotovimo, da sporočilo ni utemeljeno. Po tem se sporočila izbrišejo ali anonimizirajo, na primer sklicevanje na vašo identiteto kot žvižgača in obtoženo osebo se izbriše nenadomestljivo in nepopravljivo.
Odgovorni oddelki in varovanje podatkov
Oddelek, odgovoren za varovanje podatkov znotraj sistema za žvižgače, je oddelek za upravljanje skladnosti podjetij podjetja Beiersdorf AG, Unnastr. 48, 20245 Hamburg, Nemčija. Predstavlja ga izvršni odbor. Na našega pooblaščenca za varovanje podatkov se lahko obrnete na zgoraj navedeni naslov ali prek dataprotection@beiersdorf.com. Sistem za žvižgače deluje v imenu podjetja Beiersdorf AG in v njegovem imenu nemško podjetje, specializirano za to področje, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Nemčija. V tej funkciji deluje kot ponudnik storitev po navodilih upravljavca podatkov v smislu GDPR. Podatki v sistemu za žvižgače so shranjeni z obsežnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Šifrirani tako, da ga podjetje EQS Group AG ne more ogledati, dostop do njih pa ima samo določena oseba podjetja Beiersdorf AG.